В прошлом посте из этой серии мы говорили о важности концентрации, отключения уведомлений и правильного использования каждого мессенджера по отдельности. Сегодня я бы хотел обратиться к инструментам, то есть софту, который помогает работать эффективнее.
Основа
Каждый из нас находится на своем жизненном этапе, у всех свои задачи, давайте не будем конкретизировать. Важно одно – у вас обязательно должны быть определены цели: чего вы вообще хотите достичь, и зачем вкалываете.
Когда цели есть, мы начинаем работать над их достижением. И вот эта работа в моем понимании бывает стратегической и операционной.
Стратегическая работа
У меня довольно классический подход – во время новогодних праздников в начале каждого года я размышляю чего хотелось бы достичь в новом году и конкретизирую цели. А потом разбиваю их на квартальные отрезки.
Workflowy
Для этого я пользуюсь максимально лаконичной бесплатной тулзой – Workflowy. Ее я когда-то подсмотрел у Ромы Игнатьева, который счас развивает трекер Binom. Софтина бывает в виде браузера, десктопного или мобильного приложения. По-моему, все кроме браузера сделано сторонними разработчиками.
Прикол Workflowy – это простота и древовидная структура. Я описываю цели на год по основным направлениям.
А далее конкретизирую. Например, откроем «Путешествия» и увидим страны, которые было бы круто посетить в этом году.
Самый важный момент – это правильно воспринимать эту тулзу. В ней находятся исключительно годовые и квартальные цели, я не веду там больше никаких списков. Это сделано для возможности быстро увидеть то, что действительно важно.
Уверен, каждый из вас знает ситуацию когда работаешь на автомате, либо накрыло кучей самых разных дел, и весь твой мозг занят бесконечной текучкой. А когда вымотался и кое-как разрулил, понимаешь что все это чушь, и большинство этих тасков можно было вообще не делать. Именно в таких ситуациях нужно быстро возвращаться к изначальным приоритетам.
Mind Node
Иногда хочется структурировать инфу визуально, для этого я юзаю интеллектуальные карты. Приложений для этого куча, я юзаю Mind Node.
Сложно показать пример, потому что все карты у меня актуальные. Но вот как хотя бы на глаз выглядит продвижение партнерки wildo.click:
Я могу в любой момент открыть эту карту и посмотреть на список инструментов для продвижения, понять где мы не дорабатываем, подумать что еще можно добавить. С помощью одной картинки за 5 минут можно понять что происходит с маркетингом компании. Это как взгляд сверху.
Операционная работа
Если стратегия – это вперед и надолго, то операционка – это здесь и сейчас. Фактически это уже приведение стратегии в действие. Есть такое мнение, что исполнение (execution) – это все. И я очень поддерживаю это, ведь лучшую идею можно запросто просрать неумелыми действиями.
Всю операционку я делю на проектную работу и текучку, уж не знаю насколько это правильно по умной методологии.
Проектная работа
Asana
Asana мы используем в wildo.click для самых разных задач. Это может быть большой таск по подготовке к конференции, внутри которого уже мы увидим подготовку доклада, заказ промо-материалов, аренду гостишки, покупку билетов и прочее. Самое важное – у каждой задачи есть ответственный, дедлайн, и все участники команды это видят.
Также Асана полезна для повторяющихся задач, например раз в неделю мы делаем динамический отчет по подпискам, собираемся и анализируем динамику по сравнению с прошлыми неделями, думаем как можно расти дальше.
Monday
Этот сервис полюбился нам в арбитраже. По функционалу он практически полностью дублирует Асану, но выглядит повеселее и настраивается на наш взгляд гибче.
Используем для самых разных задач. К примеру, для планирования работ по конкретному источнику:
Для целей и задач нишевых команд внутри:
Для подписания договоров с клиентами, хранения документов и контроля своевременных оплат:
Также тут можно строить диаграммы Ганта для слежения за параллельными процессами, видеть загрузку конкретных коллег, строить кастомные шаблоны страниц с тонной функционала. В общем, это мечта любого проджект менеджера, и нам очень нравится.
Trello
Это лучший (и самый популярный) инструмент в стиле Канбан – досок для управления проектами и задачами. Если в двух словах, у вас есть неограниченное количество досок на одном экране, и на каждой вы можете создавать неограниченное количество задач. И все это бесплатно.
Давайте покажу на примере одного из своих проектов по подключению рекламодателей для нашего агенства wildo.agency.
Как видите, в проекте есть 5 досок:
- нужно подключить – с кем бы хотелось поработать;
- пробую связаться – с кем нашел контакт, но еще нет ответа;
- есть контакт – начали общаться;
- в работе – начали подключаться, обсуждать условия, подписывать договора;
- подключено – можем начинать работу;
Причем карточки некоторых рекламодателей помечены желтым или оранжевым цветом. Это приоритетность, с кем нужно запартнериться в первую очередь, в ком мы видим максимальные перспективы.
Как по-другому в таком же удобном виде наглядно видеть положение дел и управлять статусами задач я не знаю. CRM-системы для этого слишком громоздки, а списки дел не подходят по определению. Так что Trello.
Дополнительных фич там предостаточно – внутри каждой карточки может быть описание, комментарии, чек-листы и т.д. В общем, рекомендую если еще не пользовались.
Текучка
Ну что, самое время перейти к приземленному. Потому что сколько не думай о высоком, сколько проекты не строй, а то что надо е*ашить никто не отменял. Это, кстати, очень распространенная ошибка. 🙂
Текучка – это то, что ты непосредственно делаешь руками каждый день. Для борьбы с ежедневной рутиной я использую Todoist + iCal.
Todoist
Это задачник по методике GTD. За годы работы я перепробовал весь серьезный софт этого плана: Wunderlist, Things, OmniFocus, 2Do, Any.Do и прочие. Везде есть свои преимущества и недостатки, но все время я возвращался к Todoist.
Он позволяет:
- добавлять проекты, подпроекты и определять в них задачи;
- писать комментарии к задачам, подгружать файлы;
- удобно настраивать дедлайны и повторяющиеся таски;
- выбирать разные виды просмотра по времени;
- юзать теги, красить все разными цветами для визуального восприятия;
- настраивать напоминания, в том числе и по SMS.
За 0 долларов, 0 центов вы получаете весь функционал за исключением комментов к задачам и SMS-уведомлений. Причем сразу на всех платформах – в браузере, мобильном приложении iOS/Android и на десктопе.
На текущий момент мой Todoist выглядит так, сегодня осталось дописать этот пост:
В принципе, на первых порах Todoist закрывает весь спектр задач по текучке. Но со временем вы поймете, что время нужно планировать отдельно. Потому я юзаю iCal – стандартный календарь в Mac OS X. Можно юзать Google Calendar, кому что удобнее.
iCal
Допустим, вы создали все необходимые проекты, добавили нужные задачи и запланировали над ними работу. Но потом начинается, что у вас с кем-то встреча в определенное время, ребенка нужно в школу завезти и забрать, сходить на тренировку, проведать родителей и тд.
Записывать все это в тудушку можно, но малоэффективно, произойдет лишь захламление. К тому же есть еще инфа, что большинство успешных людей не планируют время по задачам, они планируют задачи по времени.
В общем, у меня последовательность простая:
- добавляю задачи в todoist;
- выделяю на них время в календаре без подробностей;
- работаю над задачами в рамках этого времени.
Пример:
Так выглядит день, когда есть созвоны и встречи, но остальное время можно посвятить непосредственной работе. Как видите, я не описываю тут конкретные задачи, но четко выделяю время на то что лежит в тудуисте.
Кстати, хочу посоветовать планировать задачи с сегодня на завтра. То есть, в конце каждого рабочего дня определять что будете делать на следующий день. Это помогает на забивать себе голову лишним, не вспоминать утром чем там нужно заняться, а просто взять и начать делать.
Итог
Я стараюсь следовать принципу «стратегия > проекты > исполнение«, чтобы постоянно заниматься работой, действительно имеющей смысл. Ну а по каждому направлению уже выбираю инструменты, которые позволяют работать эффективнее и не забивать голову мусором. Лучше потратить полдня на максимально подробное описание всех задач и потом последовательно их делать, чем держать их все в голове, нервничать из-за этого и по итогу прокрастинировать.
Вы можете заниматься вещами отличными от моих, но эти тулзы пригодятся абсолютно в любом деле без сомнений.
Новые статьи
Случайные статьи
